In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen op edumetric.education en tijdens de aanmeldprocedure, waarom, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt. Wij passen Verordening (EU) 2016/679 toe (Algemene verordening gegevensbescherming, AVG).
Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is [volledige bedrijfsnaam en rechtsvorm], ul. Upalna 1A, 15-668 Białystok, Polen, fiscaal nummer (NIP) [NIP] („Edumetric”, „wij” of „ons”).
Voor alle vragen over je gegevens kun je mailen naar kontakt@edumetric.eu [of een apart adres, bijv. rodo@edumetric.eu], bellen naar +48 502 254 905 of schrijven naar ons kantoor. [Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld / Functionaris voor gegevensbescherming: naam, e-mail].
Welke gegevens wij verzamelen
- Adviesformulier: naam, telefoonnummer, e-mailadres, gekozen opleiding en land, je bericht.
- Nieuwsbrief en aanmeldingen voor evenementen: e-mailadres, de datum van aanmelding en bevestiging en, bij evenementen, om welk evenement het gaat.
- Contact per e-mail, telefoon en WhatsApp: contactgegevens en de inhoud van onze correspondentie.
- Wervingsdiensten: gegevens die universiteiten en autoriteiten nodig hebben, zoals geboortedatum, nationaliteit, adres, paspoortgegevens, getuigschriften en diploma’s, examenresultaten, een foto en, als een universiteit of autoriteit dat vereist, medische verklaringen, die gezondheidsgegevens zijn.
- Studentenomgeving: het ID van je Studentenpas, voornaam, achternaam, nickname, e-mailadres, wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als cryptografische hash), accounttaal, profielfoto, universiteit, opleiding, studiejaar, profieltekst, chatberichten, berichten, vrienden- en blokkeerlijsten, privacyinstellingen.
- Technische gegevens: IP-adres, type browser en apparaat, serverlogs en informatie die in cookies is opgeslagen.
Doeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub b AVG (maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst) en art. 6 lid 1 sub f AVG (ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van correspondentie)
- Bewaartermijn
- tot 12 maanden na ons laatste contact, tenzij wij een overeenkomst sluiten
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub b AVG
- Bewaartermijn
- gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna tot de verjaringstermijn voor vorderingen is verstreken
- Rechtsgrond
- art. 9 lid 2 sub a AVG (je uitdrukkelijke toestemming, die je op elk moment kunt intrekken)
- Bewaartermijn
- alleen zolang de aanmelding dat vereist
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub b AVG (overeenkomst voor elektronische diensten)
- Bewaartermijn
- tot het Account wordt verwijderd
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub f AVG en, voor verplichtingen op grond van de digitaledienstenverordening, art. 6 lid 1 sub c AVG
- Bewaartermijn
- tot het Account wordt verwijderd; registraties van meldingen en moderatiebeslissingen tot 12 maanden na de afhandeling ervan
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub c AVG
- Bewaartermijn
- gedurende de termijn die de belasting- en boekhoudwetgeving voorschrijft, doorgaans 5 jaar na het einde van het kalenderjaar
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub f AVG
- Bewaartermijn
- tot de verjaringstermijnen zijn verstreken (artikel 118 van het Poolse Burgerlijk Wetboek: doorgaans 6 jaar, 3 jaar voor vorderingen in verband met bedrijfsactiviteiten)
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub a AVG (je toestemming via de cookiebanner)
- Bewaartermijn
- tot je je toestemming intrekt of de cookie verloopt
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub b AVG (het verlenen van de dienst waarom je vraagt)
- Bewaartermijn
- tot 3 maanden na het evenement
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub f AVG; de nieuwsbrief wordt pas verstuurd nadat je toestemming hebt gegeven voor elektronische communicatie op grond van de Poolse wet inzake elektronische communicatie
- Bewaartermijn
- tot je je toestemming intrekt of bezwaar maakt
- Rechtsgrond
- art. 6 lid 1 sub f AVG (ervoor zorgen dat het nummer nooit aan iemand anders wordt uitgegeven)
- Bewaartermijn
- onbeperkt, maar na het verstrijken van de verjaringstermijn blijven alleen het nummer en de status „geblokkeerd” bewaard, zonder persoonsgegevens
Ben je verplicht om ons je gegevens te verstrekken?
Het verstrekken van je gegevens is vrijwillig, maar zonder deze gegevens kunnen wij je vraag niet beantwoorden, kun je geen Account aanmaken en kunnen wij je aanmelding niet verwerken. Een profielfoto, universiteit, opleiding en profieltekst zijn volledig optioneel.
Met wie wij gegevens delen
- de universiteiten waar je je aanmeldt en hun vertegenwoordigers, en instanties voor diplomawaardering, uitsluitend voor zover de aanmelding dat vereist;
- beëdigde vertalers, koeriersbedrijven, verzekeraars en huisvestingsaanbieders, wanneer de dienst dat vereist;
- IT-dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken: hosting [naam van de aanbieder], e-mail [naam van de aanbieder], back-ups en websiteondersteuning;
- ons boekhoudkantoor;
- Google, Trustpilot en Meta (WhatsApp), zoals beschreven in het onderdeel over cookies en volgens de voorwaarden van die bedrijven;
- overheidsinstanties, wanneer de wet dat vereist.
Andere ingelogde Gebruikers van de Studentenomgeving zien alleen je nickname, foto, universiteit, opleiding, studiejaar, profieltekst, onlinestatus en je berichten in Global chat. Alleen het Edumetric-team ziet je naam en e-mailadres.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige universiteiten waarmee wij samenwerken, zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in Georgië en Oekraïne. Als je je bij een van deze universiteiten aanmeldt, sturen wij haar je gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een op jouw verzoek gesloten overeenkomst (art. 49 lid 1 sub b AVG) [of: op basis van door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen]. De Europese Commissie heeft niet vastgesteld dat deze landen een passend beschermingsniveau voor gegevens waarborgen, zodat de bescherming daar zwakker kan zijn dan in de EU.
Aanbieders uit de VS (Google, Meta) verwerken gegevens op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) of modelcontractbepalingen. Stuur ons een e-mail voor een kopie van de gebruikte waarborgen.
Cookies en tools van derden
Cookies zijn kleine bestanden die je browser op je apparaat opslaat. Noodzakelijke cookies gebruiken wij zonder toestemming, omdat de Website zonder deze cookies niet goed werkt. De overige cookies, namelijk analytische cookies en cookies van derden, gebruiken wij alleen met de toestemming die je geeft via de cookiebanner. Je kunt je toestemming op elk moment wijzigen[ via de link „Cookie-instellingen” in de footer]. Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren in de instellingen van je browser.
- Aanbieder
- Edumetric
- Bewaartermijn
- tot je uitlogt of de browser sluit, of maximaal 30 dagen met „Ingelogd blijven”
- Aanbieder
- Edumetric
- Bewaartermijn
- 12 maanden
- Aanbieder
- [bijv. Google Analytics 4, Google Ireland Ltd.]
- Bewaartermijn
- maximaal 2 jaar, alleen met toestemming
- Aanbieder
- Google, Trustpilot, Meta
- Bewaartermijn
- zoals bepaald door de aanbieder, alleen met toestemming
- Aanbieder
- Google (Google Ireland Ltd.)
- Bewaartermijn
- zoals bepaald door Google
De Google-kaarten in de footer van de website en op de universiteitspagina’s worden geladen vanaf de servers van Google wanneer je ernaartoe scrolt. Google ontvangt dan je IP-adres en informatie over je browser en kan eigen cookies opslaan (privacybeleid van Google: policies.google.com/privacy). Als je op een kaart klikt, wordt die locatie geopend in Google Maps. YouTube-video’s op de pagina’s over universiteiten en landen worden pas geladen nadat je op de knop „Video” klikt, vanaf het domein youtube-nocookie.com, dat pas cookies opslaat wanneer de video wordt afgespeeld. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om te laten zien waar ons kantoor en de universiteiten zich bevinden en om de universiteiten te presenteren (art. 6 lid 1 sub f AVG)[of: je toestemming via de cookiebanner, als de kaarten pas na toestemming moeten worden geladen].
[Wij bevestigen de lijst met tools zodra de website live is.]
Je rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien en een kopie te ontvangen;
- je gegevens te laten rectificeren (je nickname, foto, universiteit en profieltekst kun je zelf in je profiel wijzigen);
- je gegevens te laten wissen (je Account kun je zelf verwijderen in Instellingen);
- de verwerking te laten beperken;
- je gegevens over te dragen, voor gegevens die worden verwerkt op basis van een overeenkomst of toestemming;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
- je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Om deze rechten uit te oefenen, stuur je een e-mail naar kontakt@edumetric.eu. Wij reageren binnen een maand. In gegronde gevallen kunnen wij deze termijn met nog twee maanden verlengen; dat laten wij je dan weten. Wij kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.
Je kunt ook een klacht indienen bij de voorzitter van de Poolse Autoriteit Persoonsgegevens (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen, uodo.gov.pl) of bij de toezichthoudende autoriteit in het EU-land waar je woont of werkt.
Geautomatiseerde besluiten
Wij nemen over jou geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Over toelating beslist de universiteit.
Minderjarigen
Veel mensen die wij helpen, zitten nog op de middelbare school. Ben je jonger dan 16 jaar, dan is voor het aanmaken van een Account in de Studentenomgeving en het geven van toestemming (bijvoorbeeld voor analytische cookies) de toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger vereist. Overeenkomsten voor Wervingsdiensten met minderjarigen sluiten wij samen met hun wettelijk vertegenwoordiger.
Beveiliging van gegevens
Wij gebruiken een versleutelde verbinding (HTTPS), slaan wachtwoorden uitsluitend op als cryptografische hash, beperken de toegang tot gegevens tot bevoegde personen en maken regelmatig back-ups. Berichten in de Studentenomgeving zijn niet end-to-end versleuteld. Wij vragen nooit per e-mail, telefoon of chat om je wachtwoord.
Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij werken dit privacybeleid bij wanneer de wetgeving, onze diensten of de tools die wij gebruiken veranderen. De datum waarop de huidige versie in werking is getreden, staat bovenaan. Over belangrijke wijzigingen sturen wij Accounthouders een e-mail.
Deze Nederlandse versie is een vertaling. Bij verschillen met de Poolse versie heeft de Poolse versie voorrang.